Administración, facturación y cobros

Lo que resuelve

El trabajo de administración que nadie debería hacer a mano.

Cruzar extractos del banco con el Excel de facturas, a mano
La conciliación se hace sola y solo te pregunta por lo dudoso.
Facturas de proveedor que no cuadran con los albaranes
Cada factura se casa con sus albaranes y se comprueba que los importes cuadran.
Teclear en el ERP lo que ya está en un PDF
Lo validado se contabiliza en tu ERP, automáticamente o con un botón.
¿Quién validó esta factura y cuándo se pagó?
Trazabilidad completa de cada documento, con persona y fecha.
Impagados que nadie persigue a tiempo
Un agente reclama por teléfono y email, y registra cada compromiso de pago.
No saber qué está cobrado y qué vencido
Un panel con cobrado, pendiente y vencido siempre al día.

Módulos

Funcionando cada día en la administración de un grupo de empresas.

01En producción

Conciliación bancaria

Los cobros del banco, casados con tus facturas pendientes

Subes el listado de facturas pendientes de tu ERP y los extractos de tus bancos. El sistema casa cada cobro con su factura y separa lo seguro de lo dudoso. Prefiere no casar antes que casar mal: un cobro solo se da por seguro con dos evidencias, como número de factura e importe, o importe y cliente.

Extractos de varios bancos a la vez
Pagos agrupados, parciales y cobros sin factura
Cada caso dudoso explica por qué lo es
Detecta cobros que han entrado en la empresa equivocada del grupo
Resultado en Excel y cobros registrados en el ERP

02En producción

Casamiento de facturas y albaranes

Cada factura de proveedor, comprobada contra lo que de verdad llegó

Subes los PDF de albaranes y facturas, también escaneados. Nuestro sistema clasifica cada página y extrae proveedor, CIF, números de documento, importes, líneas y los albaranes que cita cada factura. Después se casan por número y se comprueba que las sumas cuadran. Una persona revisa lo extraído antes de confirmarlo.

Albaranes que llegan tarde se casan con su factura
Excepciones por proveedor: sin albarán o albaranes sin importe
Casado manual con permisos, bloqueo y comentarios
Sello «Validado por» en el PDF

03En producción

Facturación y conexión con tu ERP

Lo validado entra en contabilidad sin volver a teclearlo

Las facturas de proveedor validadas se contabilizan en el ERP de forma automática o con un botón, según el proveedor. Los cobros conciliados se registran contra su factura y ves en cada una si entró, si falló y por qué, o si está pendiente.

Bloquea el envío si base + IVA no coincide con el total
Configuración por proveedor: código, serie y forma de envío
Avisos de pago con vencimiento y forma de pago
Funcionando hoy con Factusol

04En producción

Trazabilidad

La historia completa de cada factura, en un clic

Desde contabilidad, un icono abre la cadena de cada factura: sus albaranes, las transferencias vinculadas y quién la subió, validó, pagó y contabilizó, con fecha.

Documento, albaranes y pagos enlazados
Persona y fecha en cada paso
Cada corrección humana queda registrada

05En producción

Admon · facturación y cobros

El back-office donde se ve qué está cobrado y qué hay que reclamar

Panel de facturación con el estado de cobro de cada factura, vencimientos y reclamación automática de los impagados. La foto de cobrado, pendiente y vencido está siempre actualizada.

Estado de cobro por factura
Control de vencimientos
Reclamación automática

En producción

Se vigila solo

Comprobaciones cada pocos minutos y una segunda revisión automática dos veces al día. Si algo se atasca, el equipo recibe un aviso.

En producción

Preguntas a los datos

Gerencia pregunta en lenguaje natural por compras y proveedores. El sistema solo consulta, nunca modifica.

Las pantallas de esta página son ilustraciones con datos ficticios.

En producción KarlaPay · agente de recobros

Los impagados se reclaman solos. Con tacto.

Un agente que reclama impagados por teléfono y email, y sabe cuándo pasar a una persona.

KarlaPay, pantalla Resumen: cartera pendiente, cobrado este mes, promesas activas y alertas del día

KarlaPay, lista de expedientes con estado, probabilidad de cobro, importe y actividad

KarlaPay, cola de llamadas automática con líneas disponibles y motivo de espera

Interfaz real de KarlaPay con una empresa y deudores ficticios.

En cada llamada

Se presenta como agente virtual y avisa de que la llamada puede transcribirse.
Explica las facturas pendientes y acepta pagos parciales.
Registra promesas de pago, «ya he pagado» y disputas.
Reenvía las facturas por email durante la llamada y actualiza los contactos.
Si hay la mínima duda, pasa la llamada a una persona del equipo con un resumen.
Deja el resultado, el resumen y la transcripción en el expediente.

Su rutina diaria

05:00Carga las facturas vencidas desde el ERP
08:00Lee y clasifica las respuestas de clientes por email
09:00Envía los emails de reclamación
10:00–17:00Pasadas de llamadas en horario laboral
17:30Resumen diario al equipo de administración

Salvaguardas

Se bloquea solo tras una promesa, un pago, una disputa o una petición de rellamada. Solo una persona lo desbloquea.
Clientes vetados y marcas de «no llamar».
Llama solo en horario laboral, respeta festivos y un máximo de intentos.
Si el cliente contesta por email, se detienen emails y llamadas.

Avisos antes del vencimiento
Expedientes con estados y línea de tiempo
Probabilidad de cobro por expediente
Alertas de compromisos incumplidos
Cola de llamadas automática
Analítica de importe gestionado y recuperado
Multiempresa: cada empresa con sus usuarios, plantillas y horarios

Diagnóstico gratis · 30 minutos

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644 867 402Teléfono de contacto

01 Revisamos cómo se atiende el teléfono, la administración y los cobros.
02 Te señalamos dónde se pierde más tiempo.
03 Te damos una propuesta con plazos y precio.